Membangun Platform Pengajuan Visa untuk One Stop Import

One Stop Import mengurus visa untuk orang yang mau bepergian atau bekerja ke luar negeri. Waktu kami mulai, seluruh prosesnya berjalan lewat percakapan: pemohon bertanya di chat, mengirim foto dokumen, lalu menunggu kabar.

Cara itu bekerja sampai jumlah pemohonnya bertambah. Setelah itu masalahnya bukan lagi soal kecepatan, tapi soal tidak ada yang tahu posisi berkasnya di mana tanpa bertanya dulu.

Masalah sebenarnya bukan teknis#

Bagian tersulit dari proyek ini bukan menulis kodenya. Yang sulit adalah memetakan proses yang selama ini hanya ada di kepala orang-orang yang mengerjakannya.

Pertanyaan seperti "dokumen apa saja yang dibutuhkan untuk visa kerja ke negara X" punya jawaban yang berbeda tergantung tujuan, keperluan, dan situasi pemohon. Semua aturan itu ada, tapi tidak pernah ditulis — cuma diingat.

Yang akhirnya dibangun#

Platformnya menyatukan seluruh alur ke satu tempat:

• Pendaftaran dan akun pengguna — pemohon punya tempat tetap untuk melihat pengajuannya
• Pemilihan visa sesuai negara tujuan dan keperluan — aturan yang tadinya diingat sekarang jadi pilihan yang menuntun
• Unggah dokumen langsung dari kamera HP — tanpa perlu scan atau pindah ke komputer
• Status pengajuan yang bisa dipantau sendiri — ini yang menghapus pertanyaan "sudah sampai mana"
• Rincian biaya dan dokumen ditampilkan sebelum bayar — tidak ada kejutan di tengah jalan
• Dua bahasa: Indonesia dan Inggris — sebagian pemohonnya bukan penutur bahasa Indonesia

Keputusan yang paling berpengaruh#

Unggah dari kamera, bukan dari file. Hampir semua pemohon mengakses lewat HP. Meminta mereka men-scan dokumen berarti meminta mereka pindah ke komputer, dan sebagian besar tidak akan melakukannya. Membiarkan mereka memotret langsung menghapus satu langkah yang paling sering membuat orang berhenti di tengah.

Status yang terlihat, bukan status yang dikabarkan. Ini kelihatan sepele, tapi dampaknya paling besar. Selama status hanya bisa diketahui dengan bertanya, setiap pemohon adalah satu percakapan tambahan. Begitu status bisa dilihat sendiri, pertanyaan itu berhenti muncul.

Biaya ditampilkan sebelum pembayaran. Pengurusan visa punya banyak komponen biaya. Menampilkannya di muka mengurangi keraguan, dan mengurangi pertanyaan yang harus dijawab manual.

Yang bisa diambil untuk bisnis lain#

Pola masalahnya sangat umum, dan tidak khusus soal visa: sebuah proses berjalan lewat percakapan, dan itu baik-baik saja sampai jumlahnya bertambah. Setelah melewati titik tertentu, biaya terbesarnya adalah waktu untuk menjawab pertanyaan yang sebenarnya bisa dijawab sendiri oleh yang bertanya.

Kalau staf Anda menghabiskan banyak waktu menjawab "sudah sampai mana", itu tanda yang sama.